Digitalización: Oportunidades para ser más eficientes y efectivos

mayo 24, 2022

Digitalización: Oportunidades para ser más eficientes y efectivos

La digitalización en las empresas, en términos simples, significa implementar tecnología para agilizar y sustituir procesos manuales. Debido al contexto global de la pandemia, se ha vivido una aceleración de este proceso. De esta manera muchas empresas y emprendimientos han visto como la digitalización ha sido la manera más eficiente de continuar siendo competitivo en un mundo cada vez más tecnológico.

La transición hacia lo digital permite que tareas manuales se automaticen y que se optimice el trabajo remoto. Además, hoy se incentiva que se desarrollen ideas, aunque las personas se encuentran en distintos lugares del mundo, y que pueden colaborar simultáneamente tanto en un documento como en otras tareas.  

Otra de las características positivas de este proceso, es la posibilidad de almacenar una gran cantidad de información y tener un acceso sencillo a dicha información, que puede estar disponible para más de una persona al mismo tiempo y de manera centralizada. 

Como vemos, para la organización y comunicación interna, la digitalización facilita la gestión de procesos de una empresa o emprendimiento, al permitir el trabajo colaborativo desde cualquier lugar y en tiempo real.

Para el desarrollo externo de la empresa o emprendimiento también permite que se establezcan relaciones más eficientes, donde gracias a las herramientas de gestión de procesos, datos y comunicaciones, es posible contactar con socios, proveedores y clientes en cualquier momento del día, independientemente del lugar en el que se encuentren, así como documentar y gestionar el conocimiento con fines de seguimiento, análisis y control

Este proceso, que cada vez avanza más rápido, permite una mayor flexibilidad en el trabajo y la optimización de tareas repetitivas, las cuales muchas veces se pueden automatizar liberando tiempo para las personas. Esto contribuye a que los colaboradores manejen de mejor forma sus jornadas laborales,  tengan mayor satisfacción en el desarrollo de sus tareas diarias

Por otro lado, el hecho que muchas tareas se automaticen permite estar más tiempo concentrado en las estrategias, viendo como optimizar no solo el tiempo sino también como alcanzar de mejor forma los objetivos propuestos. 

La gestión del conocimiento también se facilita con la digitalización, ya que se puede documentar y respaldar prácticamente toda la información y conocimiento de los colaboradores y aliados externos, lo cual facilita la transferencia de conocimiento y la toma de decisiones. 

En el caso de emprendimientos, que son empresas que están iniciando operaciones o con poca antigüedad y validación comercial, el uso de metodologías ágiles permite validar rápidamente hipótesis de mercado y aprender para ajustar y adaptar la solución. Aquí se hace relevante la gestión del conocimiento para definir, ejecutar y medir los resultados de las estrategias, con el fin de trazar el camino a seguir. Igualmente, empresas que ya están en una fase de expansión o consolidación, que cuentan con procesos robustos, la gestión del conocimiento es clave para transmitir desde el ADN de la empresa hasta el paso a paso de los procesos para hacerlos de forma uniforme y con los más altos estándares de calidad, así como para poder escalar la operación a otros mercados. 

La digitalización también contribuye a la reducción de costos, como por ejemplo la eliminación de oficinas, disminución de traslados, la focalización de los recursos necesarios para el funcionamiento óptimo de la empresa o emprendimiento, evitando gastos innecesarios, reprocesos o riesgos operativos debido a errores humanos.Muchas entidades tienen poca capacidad interna de desarrollo, o requieren hacer una inversión muy alta al inicio y con el tiempo los sistemas van quedando obsoletos, e igualmente la velocidad de desarrollo puede ser lenta. Por esto, requieren tercerizar sistemas de gestión con proveedores que trabajen de forma ágil, con infraestructuras robustas, sencillas, con tecnologías de vanguardia y con herramientas flexibles que se puedan adaptar a sus procesos internos y recibir servicio personalizado y a la medida, así como mantenimiento de la solución para que se mantenga actualizada. 

Charly, en su experiencia apoyando procesos de digitalización de sus aliados del sector público, privado y sin ánimo de lucro, que gestionan programas de emprendimiento, innovación y desarrollo productivo, ha implementado sus herramientas de gestión, análisis de datos y reportería en línea, para que los procesos y el día a día permita ser más eficientes, efectivos en los programas y llegar a beneficiar a más personas. 

Con ProChile y su programa Prochile a tu Medida, que busca mejorar la competitividad, fortalecer y acelerar la participación, específicamente de las Pequeñas y Medianas Empresas Exportadoras (PYMEX) en el mercado internacional, la plataforma digital de Charly facilitó la conexión de cientos de empresas con este programa a través de un proceso de postulación escalable, con una experiencia de usuario simple que facilita que las empresas completen su postulación. Además, el proceso de evaluación se realizó de manera automática (antes se hacía manualmente), permitiendo identificar de manera ágil y a través de un proceso transparente y objetivo, las empresas que cumplen con los criterios de elegibilidad. Las soluciones digitales de Charly facilitaron el trabajo del equipo gestor y directivo de Prochile, haciéndolo más expedito, permitiendo ahorros de tiempo en cada una de las etapas del proceso, capturar datos de calidad y de manera centralizada para su posterior análisis, así como recibiendo acompañamiento permanente y soporte tecnológico.

Con la incubadora y aceleradora de startups tecnológicas que cuenta con el apoyo de Microsoft, Grupo Imagine, Charly ha contribuido en la estandarización de la información de sus programas y hacer un proceso de evaluación automático de las StartUps, que permite pre-filtrar las empresas que cumplen con los requisitos, a través de una rúbrica propia. Esto, con el fin de contribuir en el logro de sus objetivos estratégicos de apoyar las mejores empresas en su crecimiento y con miras en generar colaboraciones estratégicas.

La Fundación MCque tiene como objetivo disminuir las brechas sociales de Chile, y que entrega recursos para el desarrollo social y genera oportunidades para comunidades locales, necesitaba una plataforma para conectar con los potenciales beneficiarios de sus programas, así como para monitorear el uso de los recursos económicos entregados. A través de la solución de Charly de convocatorias y fondos concursables, la Fundación MC pudo convocar de manera ordenada y sistemática, y por otro, contar con un proceso digitalizado para la rendición de gastos que permite tanto a ellos, como a quienes rinden, hacerlo de forma simple, ágil y ordenada. Fundación MC apoya iniciativas que pueden acortar las brechas de desigualdades en Chile, que cubran necesidades del país, con capacidad de ejecución y que se encuentren alineados con los valores de la fundación. En el trabajo junto con Charly, la Fundación consiguió aplicar fácilmente estos criterios para la selección de las iniciativas que iba a beneficiar, pudiendo contar con toda la información necesaria de forma completa, ordenada y de fácil acceso.

Estos son solo algunos ejemplos de cómo los procesos de digitalización pueden facilitar el trabajo colaborativo, añadiendo soluciones ágiles y personalizadas para las distintas necesidades. Además, se puede obtener información inestimable para la validación de estrategias, modificación de procesos, análisis de resultados e impactos. En definitiva, hoy en día que estamos en una sociedad del conocimiento y en una era tecnológica, la digitalización es indispensable para automatizar tareas y procesos, ser más eficientes en cada labor, ganar velocidad a la hora de validar e implementar cada estrategia y generar más valor en áreas estratégicas de la empresa para que sean más competitivas a nivel global.

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