Consejos para una convocatoria exitosa

junio 16, 2022

Consejos para una convocatoria exitosa

Las convocatorias facilitan el encuentro entre distintos actores del ecosistema de emprendimiento. Es una labor fundamental para generar un espacio donde coincidan los distintos actores con sus diferentes intereses. Conectan la oferta de soluciones que responden a los múltiples desafíos de una organización.

Por eso es importante considerar varios aspectos, tanto desde quien realiza una convocatoria, reto, desafío de innovación, prospección de oportunidades o potenciales beneficiarios, como de los postulantes y evaluadores. Por esta razón, elaboramos una lista con consejos que permitan hacer de una convocatoria un proceso más eficiente, eficaz y fácil tanto para el gestor, el postulante y el evaluador.

1- Claridad del objetivo: Se debe establecer en las bases de cada concurso o convocatoria, los beneficios y exigencias para ser adjudicado, así como los criterios que se utilizarán en la evaluación y selección de los beneficiarios finales, e incluir las consideraciones legales.

2-  Formularios: un formulario es un cuestionario. Es clave la construcción de formularios propios, incluyendo preguntas específicas para tu programa o convocatoria, de ello dependerá la información que podrás analizar y evaluar, con el fin de seleccionar posteriormente los postulantes que cumplen todos los requisitos de la convocatoria. Se recomienda definir mensajes de ayuda en el formulario, para generar una mejor experiencia al postulante y lograr el objetivo final, que este llene a cabalidad la información de su postulación.

3- Preguntas: Las preguntas de cada formulario, deben ser claras y fáciles de comprender. Idealmente elaborar la menor cantidad de preguntas posibles, de esta forma se hace más amigable el proceso para quien postula. Se debe tener claridad qué se busca con cada pregunta que se hace, así como formular buenas preguntas, simples, concretas y que no sean redundantes. De esta manera, se cumple el objetivo final, hacer un levantamiento y posterior análisis de información de manera fácil, tanto para quien postula, como para quien evalúa y quien gestiona la convocatoria. 

4- Enfoque: tener claro el perfil de los candidatos que se está buscando y dónde podrían estar, para así poder comunicar de una manera clara y asertiva la convocatoria, y en los canales adecuados, para lograr un buen alcance y abarcar el mayor número de postulantes.

5- Tiempo: Es necesario que cada paso se desarrolle con el tiempo adecuado, tanto el gestor en todo el proceso desde la postulación hasta la selección; del postulante durante el proceso de entrega de información, y de los evaluadores, para que puedan hacer una evaluación acuciosa y objetiva.

6- Comunicación: Es fundamental comunicar las bases o términos y condiciones de la convocatoria, las etapas del proceso y tiempos asociados, el perfil de postulantes que se buscan, así como informar de qué manera pueden hacer consultas los postulantes, y dónde acudir en caso que existan complicaciones durante el proceso de ingreso de información. También se recomienda indicar los tiempos de espera y de respuesta.

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